Rutin inför samarbeten med externa parter
Om en organisation tar kontakt med oss
Om en organisation hör av sig till oss med en förfrågan eller ett erbjudande bör vi följa en viss process för att få ett bättre kommunikationsflöde inom vår egen organisation.
OBSERVERA: Om det i processen konstateras att vi inte vill gå vidare med den förfrågan eller det erbjudande som kommit till oss så är det för oss viktigt att återkoppla till avsändaren. Det behöver inte anges en lång argumentation till varför vi inte vill gå vidare. Men det kan vara bra för Göta studentkår i framtiden att verka professionella och trevliga. Även om vi inte vill interagera med organisationen så kan det hända att personen i organisationen som tagit kontakt med oss i framtiden finns i en annan organisation som vi vill ha kontakt med.
Steg 1: Har du fått en förfrågan eller ett förslag?
Det är inte ovanligt att organisationer tar kontakt med enskilda personer i vår organisation, ibland på vinst och förlust ibland för att de tror att just du är rätt person att ta kontakt med. Men i och med att de ta tar kontakt på bred front är det svårt för en organisation i vår storlek att ha koll på alla förfrågningar och om det finns anledning att inte gå vidare med något. Därför bör gången vara att om du inte är kontaktperson för just den förfrågan som inkommit bör du ta kontakt med rätt kontaktperson (se kontaktpersoner nedan) och att ni sedan resonerar om ifall det är en boll som kontaktpersonen eventuellt tar vidare. Eller om du vill driva den vidare då du tror den kan vara intressant för dig (säg att du är sektionsordförande och får en förfrågan om att göra ett evenemang på din sektion som du ändå funderat på att göra). Men driver du den vidare själv ska avstämning göras med kontaktpersonen så att denne vet vad som pågår. Anledningen är att det exempelvis kan vara så att vi har andra avtal som strider mot detta, eller att vi har haft problem med den organisationen innan eller om det visar sig att organisationen kommunicerar med flera i vår organisation samtidigt.
Kontaktpersoner:
Arbetsmarknadsrelaterat event (Arbetsmarknadsansvarig)
Evenemang (Eventansvarig)
Medlemsförmåner (Medlemsansvarig)
Marknadsföring mot studenter/medlemmar (Kommunikatör)
Långsiktiga samarbeten gällande flera områden (Ekonomiansvarig)
Oavsett om du är ovan angiven kontaktperson eller någon annan och vill titta vidare på förfrågan bör följande steg göras:
Steg 2: Kontrollera organisationen som tagit kontakt
Strider organisationen eller verksamheten mot vår:
Stadga (kan finnas konflikter i och med att vi är partipolitisk, religiöst, ideologiskt obundna)
Vision och värdegrund (dubbelkolla att organisationen verkar stå för samma värderingar som Göta studentkår gör)
Åsiktsdokument (arbetar dem för något som står i strid med våra åsikter)
Policys (Policy för samarbeten och externa relationer, Alkohol- och drogpolicy, Likabehandlingspolicy, Ekopolicy)
Googla lite på organisationen och se om det finns skrivningar i media
Sök på allabolag.se och se vad för typ av organisation de är, är det ett aktiebolag, en ideell förening eller annat (kan ha inverkan på prissättning)
Om det finns väldigt lite om organisationen att hitta, bör vi vara försiktiga. Om någon har en ny idé som de försöker få hjälp med att testa eller nå ut med brukar det ofta mest innebära att vi får lägga väldigt mycket jobb och få rätt lite tillbaka.
Har vi avtal eller annan dokumentation som gör att detta inte är lämpligt eller passar just nu?
Steg 3: Fundera över förfrågans innehåll
Hur förhåller sig förfrågan till vår organisation och våra styrdokument (samma tankegångar som ställs ovan gällande organisationen som sådan)
Är förfrågan relevant för vår organisation?
Är förfrågan relevant för våra medlemmar?
Är förfrågan relevant för vår målgrupp?
Måste ha ett JA på minst en av de tre frågorna ovan.
Det är viktigt att alla tre stegen ovan gås igenom.
I det fall önskemål finns om att gå vidare med ärendet bör kontakt tas med ansvarig kontaktperson igen om denne inte är den som gått igenom steg 2 och 3.
Kontaktpersoner:
Arbetsmarknadsrelaterat event (Arbetsmarknadsansvarig)
Evenemang (Eventansvarig)
Medlemsförmåner (Medlemsansvarig)
Marknadsföring mot studenter/medlemmar (Kommunikatör)
Långsiktiga samarbeten gällande flera områden (Ekonomiansvarig)
Tillsammans med kontaktpersonen bör en dialog äga rum mellan kontaktperson och du som gjort kontroll av steg 2 och 3. Om det är kontaktpersonen som gjort kontroll kan det vara bra om denne tar en dialog med någon innan i organisationen (valfritt vem) för att det alltid är bra att resonera tillsammans. Punkter att då gå igenom är:
Har vi resurser till att gå vidare med förfrågan precis just nu?
Passar det in i tiden för vår verksamhet?
Hur stort mervärde ger det kontra arbetsinsats?
Vilka risker finns förenat med ett samarbete? (Exempelvis förtroenderisker, brist på kompetens, att vi inte uppnår våra mål/syften - se vidare bilden från vår revisionsbyrå Grant Thornton)
Beroende på svaren på tankepunkterna får man sedan avgöra om man ska gå vidare eller ej. Om man väljer att gå vidare bör man sedan gå ner till rubriken ”Om samarbete ska ingås (tillfälligt eller långsiktigt), tänk på följande”
Om vi vill ta kontakt med en organisation för ett eventuellt samarbete
Om vår organisation vill söka ett samarbete bör fortfarande kontroll göras av tänkt organisation. Utöver det bör vi redan innan kontakt tas fundera på vad det är vi vill och vara så konkreta i vår fråga som möjligt.
Steg 1: Kontrollera organisationen som vi vill ta kontakt med:
Strider organisationen eller verksamheten mot vår:
Stadga (kan finnas konflikter i och med att vi är partipolitisk, religiöst, ideologiskt obundna)
Vision och värdegrund (dubbelkolla att organisationen verkar stå för samma värderingar som Göta studentkår gör)
Åsiktsdokument (arbetar dem för något som står i strid med våra åsikter)
Policys (Policy för samarbeten och externa relationer, Alkohol- och drogpolicy, Likabehandlingspolicy, Ekopolicy)
Googla lite på organisationen och se om det finns skrivningar i media
Sök på allabolag.se och se vad för typ av organisation de är, är det ett aktiebolag, en ideell förening eller annat (kan ha inverkan på prissättning)
Om det finns väldigt lite om organisationen att hitta, bör vi vara försiktiga. Om någon har en ny idé som de försöker få hjälp med att testa eller nå ut med brukar det ofta mest innebära att vi får lägga väldigt mycket jobb och få rätt lite tillbaka.
Har vi avtal eller annan dokumentation som gör att detta inte är lämpligt eller passar just nu?
Steg 2: Vad är det vi vill med ett samarbete?
Det kan finnas olika skäl till att vi vill skicka ut en förfrågan till en annan organisation. Alla exempel finns inte här men det kan handla om:
Arbetsmarknadskontakt för evenemang gentemot våra studenter
Medlemsförmån
Studiesocialt evenemang i samarbete med en organisation
Finansiering till ett projekt eller evenemang
Verksamhetsstödsfunktioner till vår organisation
Oavsett anledning finns det några punkter som vi bör fundera över internt innan en förfrågan skickas:
Vad är det vi vill ha? Finansiering, resurser i form av tid, erbjudanden, stödsystem?
Vad kan vi potentiellt erbjuda i gengäld? (Tänk på att förutsättningar kan ändras, så lova inget förrän det finns en skarp dialog) Marknadsföring, resurser i form av tid, pengar?
Vad är rimligt att efterfråga kontra vad vi kan er bjuda tillbaka? Formulera en tydlig skrivning som ger exempel på bägge delarna, var också tydlig om motförslag gärna får ges.
Steg 3: Leta upp kontaktuppgifter för att ta kontakt
Ibland kan rätt kontaktuppgift vara avgörande för att vi ska få respons från den organisation vi vill komma i kontakt med. Att skicka till en generisk mejladress kan i vissa organisationen vara helt rätt, men i många fall är det lätt för organisationen att låta det hamna mellan stolarna och därmed inte komma med någon respons alls. Det är därför bäst att hitta en personlig mejladress till någon relevant person i organisationen. Hittar man inget på hemsidan kan det vara smart att ringa upp organisationens växel och fråga efter vem man bör prata med om ett sådant här ärende. Förhoppningsvis blir du kopplad till personen eller ännu bättre kan få en mejladress eller ett telefonnummer.
Ett annat tips är att gå in på LinkedIn och söka på företaget, sedan klicka sig fram till personal som fyllt i att de arbetat där. På LinkedIn kan du enkelt filtrera och i många fall se vad de arbetar med. Bra kontaktpersoner är exempelvis HR och personer som arbetar med marknadsföring.
Om samarbete är intressant (tillfälligt eller långsiktigt), tänk på följande
Lova inget förrän det finns något att komma överens om
I en inledande dialog med en motpart, oavsett vad ärendet gäller är det viktigt att inte lova något som du inte kan hålla. Svara därför inte att ”det ska vi nog kunna lösa” eller liknande om du inte har stämt av och resonerat med någon i organisationen om det.
Kontakt
Det är okej att ha telefonkontakt med eventuella motparter, men det är alltid bra att viss kommunikation sker skriftligt så att det inte finns risk för att man har misstolkat varandra. Se mer under rubriken Avtal nedan.
Vilka krav kan vi ställa på en motpart?
Generellt kan vi alltid ställa samma krav på en motpart som de anser sig kunna ställa på oss. Om vi exempelvis förväntas skicka med en annons i ett medlemsmejl vid en viss tidpunkt är det inte orimligt att vi kan ställa krav på att de ska tillhandahålla material till oss i god tid inför utskicket.
Avtal
En överenskommelse på något sätt bör alltid vara skriftlig. Detta för att muntliga överenskommelser oftast kan misstolkas. Även skriftliga överenskommelser kan misstolkas, så det är alltid bättre att skriva mer än nödvändigt och förtydliga så mycket som möjligt.
En skriftlig överenskommelse kan vara i form av en mejlkonversation under förutsättning att överenskommelsen innehåller all nödvändigt information (vad åtar sig Göta studentkår att göra, vad har motparten åtagit sig att göra, finns det pengar som ska betalas åt något håll), och att den person från vår organisation som är del i mejlkonversationen har rätt att ingå överenskommelsen på egen hand. Det är också viktigt att det finns en bekräftelse från den part som inte skickade den samlade överenskommelsen. Alltså att motparten i så fall skickar ett ”ja, det ser korrekt ut” eller liknande så att vi har en bekräftelse.
När bör det vara ett avtal som signeras av alla parter?
Om innehållet i överenskommelsen är av karaktär att en firmatecknare bör signera
Om avtalet handlar om att pengar och om beloppet överstiger 3000 kronor
Om överenskommelsen pågår över en längre tid och det därmed är möjligt att vår organisation byter verksamhetsår
Oavsett om överenskommelsen är i form av en mejlkonversation eller ett avtal ska överenskommelsen sparas på vår server. \shared.gu.gu.se\KAR_Shared$\GOTA\Centralt\4. Verksamhetsstöd\Avtal De som har åtkomst till mappen är personal och heltidare som sitter centralt.
Prissättning
I det fall vi ska utföra något för motparts räkning (marknadsföra ett event, ta in anmälningar till ett event, hantera administration kring ett event så som boka lokal med mera) så är oftast vår insats värd mer än vad motpartens insats är eftersom motpartens möjlighet att synas hos vår studentpopulation är unik. Därför bör vi bara i undantagsfall genomföra evenemang där insatserna värderas lika.
Men det finns också alltid anledning till att varje motpart kan få ett unikt pris, exempelvis kan det bero på:
Organisationsform (företag, ideell verksamhet osv)
Hur viktigt är det för vårt varumärke att synas tillsammans med motparten?
Hur mycket tid kommer vår insats ta?
Finns det några faktiska kostnader för oss?
Göta studentkår kan därför ha en viss prisbild att utgå ifrån för vissa standardsituationer men priset bör alltid diskuteras med ekonomiansvarig alternativt med kontaktperson.
Undvik personberoende
I det fall vi ingår ett samarbete som sträcker sig över tid är det viktigt att skapa strukturer och arbetssätt som innebär att vem som helst i organisationen kan gå vidare med en förfrågan, samt kontrollera och följa upp överenskommelser.
Last updated
